Applications GED

Fort de son expérience dans la gestion documentaire, ERIC Archivage a déployé le logiciel MULTIGEST chez ses clients  pour résoudre différentes problématiques et créér les grands standards d’applications, tels que : les courriers entrants, les factures clients, les factures fournisseurs, les dossiers clients,  les bons de livraison, les revues de presse, les paies…

ACTION SOCIALE DEPARTEMENTALE DU CONSEIL GENERAL (Gestion des dossiers des individus)

ERIC Archivage équipe les Conseils généraux et plus particulièrement les directions de l’Action sociale :
RSA - MDPH – FSL – RMI – ASE – ASG - AST…
Multigest web a l’avantage de s’interfacer facilement aux logiciels Métiers existantes sur le marché et d’offrir  ainsi toutes les fonctionnalités GED.
Plus de 40 départements ont opté à ce jour pour la solution Multigest Web, en partenariat avec les Editeurs métiers : GFI (Iodas), INFO DB (Perseaval), SIRUS (Génésis)…
Multigest Web, solution GED simple d’utilisation et économique, existe en version par « Domaine » ou « illimité ».

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Les points forts Interconnexion aux applications métiers existantes, les dossiers GED sont crées par l’outil métiers et consultable depuis le logiciel métier. Mise en oeuvre simple, rapide et efficace Dématérialisation des classothèques par la numérisation Le dispositif n’induit pas de contraintes dans les règles de classement Les documents bureautiques créés par le progiciel métier sont intégrés automatiquement dans la GED Archivage pérenne et sécurié, prise en compte de la DUA

LES COURRIERS entrants (Papiers et e-mails)

Les courriers entrants sont enregistrés, numérisés, triés et classés dans les banettes utilisateurs.
Le ou (les) destinataire du courrier est averti sur sa boîte mail Outlook.
Multigest permet d’accéder rapidement à tous ses courriers récents ou antérieurs (selon les droits).

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Les points forts Classement et tri automatique réduisant la manipulation du papier. Archivage centralisé de tous les documents entrants (papier ou email) Distribution électronique au personnel autorisé

LES BONS DE LIVRAISON

Tous les bons de livraisons émargés sont numérisés quotidiennement depuis le siège social ou les agences. Les bons de livraisons sont ensuite envoyés par FTP sur un serveur centralisé. Les documents sont ensuite contrôlés et visibles depuis l'application Métiers.

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Les points forts Indexation automatique par code barre ou OCR Gestion des bons de livraisons manquants Meilleure productivité

LES DOSSIERS CLIENTS

Les documents constituants une commande (devis, commande, facture, bon de livraison ) sont numérisés, triés automatiquement par le système « code-barres ». La mise à jour est opérée à l'arrivée de chaque nouvelle pièce. Toutes les commandes d'un même client sont regroupées dans un même dossier consultables en réseau.

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Les points forts Classement et tri automatique par code-barres Recherche et consultation rapide Archivage centralisé

LES REVUES DE PRESSE

Fini les tâches fastidieuses de découpage et collage manuel des coupures de presse. Avec le logiciel Multigest, le traitement des documents est automatique, à chaque article peut être associé une fiche auteur. Un plan de classement hiérarchisé complète l'indexation. La recherche en client web s'effectue à partir du plan de classement hiérarchisé ou par mots-clés.

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Les points forts Plusieurs méthodes de recherche et d'indexation : mots-clés, plan de classement hiérarchisé, plein texte Recherche simple et conviviale

LES FACTURES CLIENTS (SPOOL)

Les fichiers spools d'impression en provenance des systèmes MAINTFRAME (IBM AS 400) sont importés, indexés et classés automatiquement dans la GED, chaque document est converti au format PDF Texte. Le traitement est très rapide : 50 000 pages/heure.

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Les points forts Traitement automatique ultra-rapide Archivage sur CD rom Recherche instantanée des documents en réseau

LES BULLETINS DE PAIES (SPOOL)

Les fichiers spools d'impression au format PDF Texte sont importés, indexés et classés mensuellement dans la GED. Le traitement est très rapide : 50 000 pages/heure. Les anciens bulletins de paies au format papier sont numérisés et intégrés dans la GED. La recherche peut s'effectuer sur un bulletin mensuel ou sur l'ensemble des bulletins d'un salarié ( reconstitution de carrière).

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Les points forts Traitement automatique ultra-rapide Recherche instantanée Archivage longue durée sur CD rom