Applications

Fort de son expertise de 30 années en PME-PMI, le logiciel MULTIGEST a résolu un grand nombre de problématiques de gestion documentaire et créé de véritables standards GED.

Ces solutions GED sont interfaçables aux applications métiers existantes, grâce à des connecteurs (API).

Le logiciel MULTIGEST GED basé sur Internet/Intranet possède toutes les fonctionnalités requises, sans restriction du nombre de documents, dossiers, d'utilisateurs, d'applications, répondant ainsi à un grand nombre de besoins.

LES COURRIERS ENTRANTS

Les courriers entrants sont enregistrés quotidiennement, numérisés, indexés et classés dans les bannettes utilisateurs ou dossiers.
Les destinataires du courrier sont alertés sur leur boîte email.
Le  module Workflow documentaire intégré à  Multigest permet de faire circuler les documents aux différents utilisateurs autorisés.

                    Tri automatique réduisant la manipulation du papier.

                    Archivage centralisé (papier ou email).

                    Distribution électronique au personnel autorisé.

                    Travail collaboratif (visa, signature électronique, tampon, annotation…).

LES DOSSIERS CLIENTS

Les documents constituants un  dossier (devis, commande, facture, bon de livraison, courrier) sont numérisés, triés et indexés automatiquement par le système « code-barres » ou OCR. La mise à jour est opérée à l'arrivée de chaque nouvelle pièce. La recherche et consultation du dossier est effectuée en temps réel.

                    Classement automatique par code-barres.

                    Gain de temps en recherche et consultation.

                    Gain de productivité.

                    Amélioration de la qualité et relation client.

                    Archivage centralisé et sécurisé.

LES BONS DE LIVRAISON

Tous les bons de livraisons papier émargés sont numérisés quotidiennement depuis le siège social ou les agences. Les bons de livraisons sont ensuite envoyés par FTP sur un serveur centralisé. Les documents numériques sont ensuite contrôlés et visibles depuis l'application Métiers.

                    Indexation automatique par code barre ou OCR.

                    Gestion des bons de livraisons manquants.

                    Recherche instantanée des documents en réseau.

                    Meilleure productivité.

                    Archivage centralisé et sécurisé.

LES FACTURES CLIENTS

Les fichiers spools d'impression au format PDF Texte, en provenance des systèmes MAINTFRAME (IBM AS 400) sont importés, indexés et classés automatiquement dans la GED, chaque document est converti au format PDF Texte. Le traitement est très rapide : 50 000 pages/heure.

                    Traitement automatique ultra-rapide.

                    Recherche instantanée des documents en réseau.

                    Archivage centralisé et sécurisé.

LES FACTURES FOURNISSEURS (Workflow)

Les factures d’achat sont numérisées et  traitées automatiquement pour un transfert direct et rapide des écritures en comptabilité. Un simple « clic », la facture peut être archivée puis consultée de façon immédiate et simple.

En option, le  module Workflow intégré à  Multigest permet ensuite de faire circuler les factures en attente de paiement aux différents utilisateurs autorisés jusqu’au visa final « bon à payer ».

                    Traitement automatique ultra-rapide par traitement OCR – LAD.

                    Gain de productivité dans la saisie des factures.

                    Recherche instantanée des factures en réseau.

                    Travail collaboratif (visa, signature électronique, tampon, annotation…).

LES BULLETINS DE PAIES

Les fichiers spools d'impression au format PDF Texte,  en provenance des systèmes MAINTFRAME (IBM AS 400) sont importés, indexés et classés mensuellement dans la GED. Le traitement est très rapide : 50 000 pages/heure.
Les anciens bulletins de paies au format papier sont numérisés et intégrés dans la GED. La recherche peut s'effectuer sur un bulletin mensuel ou sur l'ensemble des bulletins d'un salarié (reconstitution de carrière).

                    Traitement automatique ultra-rapide.

                    Recherche instantanée.

                    Archivage longue durée sur CD rom.

LES REVUES DE PRESSE

Fini les tâches fastidieuses de découpage et collage manuel des coupures de presse. Avec le logiciel Multigest, le traitement des documents est automatique, à chaque article peut être associé une fiche auteur. Un plan de classement hiérarchisé complète l'indexation. La recherche en client web s'effectue à partir du plan de classement hiérarchisé ou par mots-clés.

                    Plusieurs méthodes de recherche et d'indexation :

                         mots-clés, plan de classement hiérarchisé, plein texte.

                    Recherche simple et conviviale.

L'ASSURANCE QUALITE